En las últimas décadas, el concepto de la transformación digital se ha incorporado en el discurso de muchas empresas. Sin embargo, no fue hasta 2020 cuando se convirtió en su necesidad principal.  Pero ¿qué es la transformación digital? ¿sabemos exactamente el significado y lo que implica? ¿cuáles son sus objetivos? Pues bien, para nosotros significa “la integración de tecnología digital en todas las áreas de una empresa, cambiando de manera profunda la forma en que opera y brinda valor a sus clientes.”

Lo relevante de un proceso de transformación digital es que debe servir para mejorar la vida de las personas. Por esa razón, es especialmente importante el papel que desempeñan los departamentos de RRHH en ese proceso, porque afecta a todos los empleados y determina un cambio en la forma en que la organización se relaciona con las personas que trabajan en ella.

Un ejemplo. Imaginemos una empresa con 300 personas en plantilla. Gestionar manualmente las nóminas y permisos de todo tipo, requiere el equivalente al trabajo de dos personas a jornada completa al año. Digitalizar estos trámites supondría un ahorro de unos 60.000 euros anuales y además, los profesionales que se encargan actualmente de esa rutina pueden destinar su tiempo a procesos de mayor valor añadido para la organización. Automatizar estas acciones supone trasladar los procedimientos a workflows con diferentes niveles de aprobación; además se consigue disponer de información de indicadores como absentismo, comparativas de años anteriores, gastos, etc. 

Pero la transformación digital no puede improvisarse. Precisa de un método que priorice el mayor impacto al menor coste. Significa diseñar un camino por el que discurrir y para ello debemos saber de dónde partimos y dónde queremos llegar. El proceso de transformación digital dará respuesta al cómo llegamos allí.

Existen en el mercado numerosas herramientas que nos ayudan a fotografiar el estado actual de la organización, definir dónde queremos estar y planificar el proceso.

La M3 by IN2 (Maturity Model Methodology) es una herramienta gratuita que ha sido testada con éxito en numerosas organizaciones y que permite situar a la organización en cuatro niveles de madurez: 

• Digitalización de contenidos. El uso de la tecnología es aceptado pero limitado. La información está digitalizada: documentos en PDF, mails, hojas de cálculo, … pero la gestión continua, siendo manual y su uso es local.
• Digitalización de procesos. Las tecnologías de la información se utilizan de manera habitual dentro de la organización. Existen silos de información, pero la información y los procesos asociados están digitalizados. Se garantiza la trazabilidad de las acciones realizadas sobre la información.
• Automatización de procesos. La organización ha adoptado una cultura tecnológica que favorece el uso transversal de la información mediante herramientas tecnológicas. Existe interoperabilidad entre los sistemas y procesos que gestionan la información.
• Operaciones digitales. La organización está automatizada, el cliente es el centro del sistema de información y se encuentran nuevas maneras de explotar la información generada. Se consiguen nuevas formas de expansión integrando negocio, operaciones y el desarrollo tecnológico.

Una de las ventajas de este modelo es que no solamente identifica la tecnología como único camino hacia la transformación digital, sino que además tiene en cuenta otros aspectos del negocio que influyen de manera determinante en el proceso; como por ejemplo la cultura de cada organización y sus profesionales, las funcionalidades y herramientas usadas actualmente,  entre otros factores.

Aplicando dicho modelo podemos saber dónde estamos y establecer el proceso para llegar hasta nuestro objetivo. ¿Te interesa saber cuál es el nivel de madurez de la transformación digital de tu organización?

Utiliza la herramienta gratuita que ponemos a tu disposición y planifica así tu ruta hacia las operaciones digitales.

Agnes Aguiló

Key Account Manager en IN2