Un proyecto que no ha salido bien es la peor de las noticias, tanto para la empresa que lo han puesto en marcha como para las personas que han participado en su desarrollo, especialmente, para sus responsables. Tiempo de trabajo perdido, recursos y dinero derrochados y mucha ilusión malograda en algo que al final no ha obtenido los resultados apetecidos o esperados.
Pero, ¿por qué nos hemos estrellado? ¿Mala suerte? ¿Inoperancia? ¿Enfoque equivocado? Antes de ponerse a buscar las causas concretas del fiasco, WorkMeter, la empresa especializada en herramientas digitales de medición de productividad, control horario, o gestión del tiempo y de proyectos, recomienda fijarse en algunos puntos clave que toda empresa debe tener atados antes de acometer cualquier tipo de proyecto. Puntos que, advierten desde esta consultora, pueden poner en peligro cualquier iniciativa antes incluso de su inicio.
«El trabajo por proyectos se ha convertido en una práctica habitual para compañías de todos los tamaños y sectores, pero un proyecto es una entidad compleja y delicada que requiere de toda nuestra atención. Cualquier elemento puede alterar su delicado equilibrio y arruinar un trabajo de meses. Herramientas como la funcionalidad de gestión de proyectos WorkMeter permiten a las empresas tener una visión general de todos los aspectos implicados en el proyecto, trazar una hoja de ruta clara hasta los objetivos y corregir posibles desviaciones que puedan surgir por el camino», señala Joan Pons, CEO de WorkMeter.
Elementos que pueden arruinar el éxito de un proyecto
- Falta de comunicación. Asegurar una comunicación clara y constante entre todos los miembros del equipo es imprescindible para el éxito del mismo. Esto implica establecer canales adecuados, recursos suficientes (por ejemplo, herramientas digitales en el caso de que todos o algunos miembros del equipo trabajen online) y procedimientos claros para establecerla, por ejemplo, a través de un sistema de reuniones periódicas, feedback, etc.
- Ausencia de liderazgo. Un proyecto necesita de líderes que no solo dirijan o den órdenes, sino que escuchen a su equipo, solucionen problemas y tengan clara la dirección hacia la que debe avanzar el trabajo. Se precisa un tipo de liderazgo inspirador y también digital que sepa sacar el máximo provecho a esas herramientas tecnológicas que marcan diferencia en cualquier proyecto actual.
- Deficiente planificación. Un proyecto es como la maquinaria de un reloj. Todas las piezas deben estar engrasadas y actuar coordinadamente para que funcione. Las herramientas digitales de gestión de proyectos permiten planificar meticulosamente cada fase del mismo, anticipando posibles contratiempos y ajustando la relación personas/tareas/tiempos.
- Desconocimiento de roles. Otro grave obstáculo para la buena marcha de un proyecto es que las personas que trabajan en él desconozcan cuáles son sus responsabilidades y lo que sus jefes y el resto de compañeros del equipo esperan de ellos. Una vez más, la comunicación será clave para clarificar estos roles.
- Desequilibrio entre recursos/esfuerzo. Un proyecto será más o menos rentable en función de lo que cueste, en términos de inversiones, recursos, tiempo y personas, obtener los resultados perseguidos. Por esa razón, es fundamental calibrar muy bien la magnitud de ese esfuerzo antes de ponerlo en marcha. Pocos recursos o un equipo humano insuficiente están condenados a no lograr los objetivos; mientras que una inversión desproporcionada o demasiadas personas volcadas en un mismo proyecto serán poco eficientes. Herramientas como la funcionalidad de gestión de proyectos de WorkMeter permiten saber en todo momento cuántas personas y qué porcentaje de su tiempo de trabajo se destinan a un determinado proyecto.
- Riesgos mal gestionados o ignorados. No tener en cuenta previamente los riesgos que inevitablemente van asociados a la ejecución de un proyecto es comprar demasiadas papeletas para el fracaso del mismo. Hay que identificar esos riesgos, calcular las posibilidades que acaben ocurriendo, su gravedad y sus efectos en la marcha del proyecto. Y también hay que anticipar posibles medidas preventivas para evitarlos y/o de contingencia para minimizarlos en caso de producirse.
- Falta de herramientas adecuadas. La digitalización acude al rescate de los gestores de proyectos con herramientas muy flexibles y visuales que permiten desde establecer objetivos o medir avances, hasta gestionar equipos deslocalizados, mantener reuniones productivas con clientes y otros actores clave o seguir el calendario y los hitos asociados al proyecto.
