El 70% de los financieros no están satisfechos con sus sistemas de gestión de gastos

SondexoSodexo Beneficios e Incentivos pone a disposición del mundo empresarial la nueva tarjeta de empresa Business Pass, cuyas señas de identidad son ahorro, control y facilidad en la gestión de los gastos profesionales. “Sus ventajas cambian las reglas del juego en el mundo de los gastos corporativos, un sector caracterizado por el escaso control y la pérdida de millones de euros en IVA deducible para la empresa”, explica François Gaffinel, director general de Sodexo Beneficios e Incentivos.

Tras un exhaustivo estudio, realizado por Numsight sobre la gestión de gastos de empresa en las organizaciones, Sodexo ha descubierto que entre un 60% y un 70% de los responsables (directores financieros, administrativos y de tesorería) no están satisfechos con sus sistemas de gestión de gastos. Fundamentalmente, el grado de insatisfacción se debe a lo pesado de la gestión y del control. El estudio revela que dentro de una empresa existen entre dos y tres modelos de gestión lo que complica los procesos y la contabilización en los sistemas de la empresa. Por ejemplo, el 60% de las empresas siguen gestionando anticipos a sus equipos que se controlan de manera muy manual una vez se ha producido el gasto. “Analizándolo con nuestros clientes hemos podido saber que puede llegar a robar una hora cada mes al empleado que pasa los gastos, además del tiempo que lleva en los equipos de contabilidad que dependiendo del volumen se estima en 1 o 2 horas al mes por empleado”, expone François Gaffinel.

Otro elemento que explica el nivel de insatisfacción sobre la gestión de los gastos en la empresa son las dificultades encontradas en la recuperación del IVA. María Antonia Azpeitia, socia de Baker & McKenzie y experta fiscalista, aclara: “Hay muchas leyendas urbanas, pero la ley es muy clara al respecto. No es posible deducir el IVA de los tiques de gastos deducibles de empresa en los que incurren los empresarios, autónomos y sus empleados en el ejercicio de su actividad profesional. Se necesita una factura completa”.

Al mismo tiempo, en la mediana empresa en torno a un 24% reportaron no saber a dónde iba el gasto de sus empleados, cifra que sube hasta un 46% en las grandes compañías, teniendo en cuenta que los gastos por empleado ascienden a 2.000 euros anuales en la mediana y a 4.000€ por empleado en la gran empresa. Así, una empresa mediana adscrita al nuevo servicio de Sodexo, con 160 empleados, de los cuales 60 realizan gastos corporativos con un total al mes de 24.600 euros, fruto de una media de 75€ en taxi, 80€ en combustible y 255€ en comidas de negocios, acumulan un IVA deducible de 2.663 euros que no se recupera además de 150 horas de gestión a lo largo del proceso que se pierden. Además las empresas ponen en riesgo la deducción (Impuesto de Sociedades/IRPF) por un importe de 5.481 euros al no contar trazabilidad efectiva de los gastos.

Ante tal evidencia, Sodexo con la tarjeta VISA Business Pass da respuesta a la necesidad de hacer más eficiente la gestión y control de gastos de empresa, tal y como arroja la investigación con una muestra de 355 empresas, desde micro a grandes compañías. “Las oportunidades de ahorro son desconocidas por una grande parte de las organizaciones, entre otras cosas, por el bajo nivel de conocimiento de los gastos de empresa. Es decir, quiénes gastan, en qué y cómo. Es uno de los datos más impactantes de esta investigación. La nueva tarjeta soluciona problemas evidentes en la gestión diaria y ataja la lógica insatisfacción de los responsables de gastos corporativos”, sintetiza Massó.

Ahorro y control

Gracias al acuerdo firmado con DevoluIVA, el servicio Business Pass logra un ahorro importante a través de la deducción del IVA al conseguir que cada gasto corporativo que se consuma en la red DevoluIVA se convierta en una factura homologada por Hacienda, frente al uso de tiques que no sirven para deducir el IVA, dado que “a la hora de pagar siempre hay que solicitar una factura. Es requisito indispensable que exista una identificación tanto del emisor como del receptor del servicio y eso solo se puede garantizar con una factura, ya que los tiques solo identifican al prestador del servicio”, según explica la experta Fiscal María Antonia Azpeitia de Baker & McKenzie.

Con solo pasar la tarjeta Business Pass se incorpora la recepción de facturas normalizadas y electrónicas, e incorpora la identificación automática del IVA, sin que el usuario tenga que hacer nada, gracias a su partner DevoluIVA, quien calcula que anualmente se pierden unos 1.000 millones de euros de IVA deducible por no recuperar facturas de los tiques de uso común en restaurante, taxis, aparcamientos. Mediante el uso del nuevo servicio, la empresa recibe luego en formato digital esa factura normalizada para su gestión en la declaración de IVA. La red de DevoluIVA, gracias al acuerdo con Sodexo, es la más importante del mercado, con 23.000 establecimientos, cuyo crecimiento mensual es superior al 10%, y cubre restaurantes, taxis, aparcamientos y gasolineras. “La recuperación de una factura correcta, normalizada se gestiona durante la transacción, sin que los empleados tengan que andar pidiendo facturas o dedicando tiempo a esta gestión, lo que supone sin duda una ventaja para las empresas”, argumenta Massó.

Business Pass es la única tarjeta en el mercado que además de facilitar la gestión del IVA propone un modelo de control también nuevo en el mundo de las tarjetas corporativas. De hecho, la gran ventaja es que controla el gasto a priori, lo que evita sorpresas a posteriori y ahorro en tiempo de control, supervisión y gestión de gastos. “¿Cómo? Es sencillo, con una personalización del uso de la tarjeta por perfiles de empleados. Por ejemplo, desde una tarjeta que se usa solo de lunes a viernes, en restaurantes por 25 euros al día, a otra con opción a pagar en toda la red VISA desde vuelos a hoteles, alquiler de coches, combustible o restaurante, pongamos por casos”, explica François Gaffinel, quien destaca la oportunidad que además aportará la información recogida a través de Business Pass, para una segmentación óptima por perfiles en cuanto a sus gastos profesionales”. 

Tarjetas de empresa a la medida

Hasta ahora en el mercado de las tarjetas de empresa, Business Pass es la primera que completa toda la cadena de valor, ya que es un medio de pago personalizado que incluye la gestión del IVA y facilita la generación de reportes para la gestión estratégica de los gastos de empresa. Así, gracias a los límites por perfiles laborales, a las facturas electrónicas y a los reportes consolidados en una plataforma on line (creada para que la conciliación contable sea una realidad), permite ahorrar un tiempo importante a todos los implicados en la contabilización y en el control de los gastos.

Según François Gaffinel, “con Business Pass, Sodexo apuesta por añadir más valor a sus servicios ya plenamente introducidos en el mundo corporativo y en una amplia red de establecimientos, como son los cheques y tarjetas de comida, los cheques guardería o las tarjetas transporte, entre los más populares, donde las nuevas tarjetas corporativas se integrarán plenamente y facilitarán la calidad de vida de sus usuarios”.

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