En estos días de Semana Santa aprovechamos en Foro Recursos Humanos para entrevistar a Blanca Cabanas, socia y fundadora de Tramitapp para que nos hable de digitalización y comunicación, como herramientas para afrontar la crisis del Covid19
En TramiApp ya llevan más de un mes de teletrabajo, más que la mayor parte de las empresas, por tanto preguntamos a Blanca Cabanas ¿cómo fue tomar esa decisión?
Entonces parecía pronto para tomar esa decisión, pero lo hicimos por la seguridad del equipo.
TramitApp es una empresa 100% digital, somos una aplicación de Recursos Humanos en la nube.
Por eso cuando todo esto empezó, fue sencillo desde el punto de vista técnico que todo el equipo trabajara en remoto, al fin y al cabo, el teletrabajo ya formaba parte de nuestra filosofía.
El verdadero reto para nosotros era organizativo, mantener el trabajo en equipo y el toque humano, entre nosotros y con los clientes.
¿Qué habéis aprendido en estas semanas?
Bueno para nosotros este proceso ha tenido dos fases.
La primera desde que empezamos a teletrabajar en TramitApp pero el resto de empresas seguían con su inercia.
Fueron días de aprendizaje para nosotros, cómo trabajar y organizar los equipos y como mantener e incluso potenciar la comunicación.
La segunda fase empezó cuando se declara el estado de alarma y muchos de nuestros clientes mandan a sus empleados a trabajar a casa.
Para entonces nosotros ya estábamos rodando y pudimos concentrar todos los esfuerzos en ayudar a nuestros clientes.
¿Qué consejos les dais a vuestros clientes?
Blanca Cabanas nos explica que están compartiendo su experiencia en redes (en nuestro LinkedIn, por ejemplo) contando cómo vamos organizando el día a día para ayudar a sus clientes.
En estas semanas hemos aprendido que lo más importante a la hora de diseñar una estrategia de teletrabajo es la Comunicación y la Gestión.
Porque cuando el teletrabajo no es un hecho puntual, sino que se extiende en el tiempo la comunicación cobra mayor importancia.
Nosotros utilizamos herramientas de chat, llamadas online, video-conferencias…
En definitiva, todas las herramientas que nos permitan mantener una comunicación fluida y nuestra forma de trabajar en equipo.
Y el otro factor clave es la gestión para poder organizar, por ejemplo, el flujo de trabajo.
Todas las mañanas hacemos un breve stand up por departamento para ponernos al día y al terminar cada jornada y fichar hacemos un reporting de las tareas que hemos abordado.
Al principio lo gestionábamos por email, pero nos ha dado tan buen resultado que hemos decidido incorporarlo a nuestra solución.
Ahora los clientes que lo deseen pueden pedir a sus empleados que al fichar al final del día incluyan el listado de las tareas que han realizado.
Esa información la pueden consultar en TramitApp y además el responsable de cada trabajador puede recibirla por email.
Parece que teníais muy claro como enfocar el teletrabajo
Bueno como te comentaba el teletrabajo ya formaba parte de nuestra organización, pero también hemos aprendido y añadido algunas medidas sobre la marcha.
Una que nos ha dado muy buen resultado es nuestra máquina de café virtual.
Una sala de videoconferencia que tenemos abierta todo el día, principalmente la utiliza nuestro equipo de soporte y postventa para consultar dudas, pero en la práctica todos entramos varias veces a lo largo de día cuando tenemos una pregunta o un problema que plantear a nuestros compañeros.
Es un espacio donde sabes que siempre vas a encontrarte con parte del equipo.
También hemos visto en vuestras redes que hacéis mucho hincapié en la seguridad, ¿cómo habéis organizado el teletrabajo en ese aspecto?
Bueno en TramitApp estamos muy sensibilizados con la seguridad.
De hecho, hace unos meses obtuvimos la certificación ISO27001 en seguridad de la información y ya antes habíamos organizado unas charlas semanales en las que todo el equipo participa con las que el equipo técnico busca enseñar y concienciar.
El consejo más importante que podemos dar es la concienciación de la plantilla, mantener actualizados los equipos, limitar los permisos para instalar nuevos programas, conectarse a redes wifi seguras, utilizar contraseñas seguras…
¿Qué consejos podéis darle a los trabajadores de cara al teletrabajo?
Estos días se ha dicho mucho de cómo organizar el teletrabajo pero la verdad es que esta situación es extraordinaria.
No podemos salir de casa y muchos tenemos que trabajar con niños pequeños en casa lo que lo complica todo un poco más.
Creo que el punto clave es la paciencia y aplicar algunas rutinas que nos hagan el día a día más fácil.
Mantener los horarios y las rutinas es importante, prepararse para trabajar como si fuera un día normal en la oficina.
Intentar tener un espacio de trabajo distinto de la zona de descanso nos ayuda a desconectar cuando cerramos el ordenador y por supuesto evitar las distracciones propias de la casa.
Decíais que en estas últimas semanas os habéis centrado en ayudar a vuestros clientes, ¿cómo lo habéis hecho?
Lo primero escuchando mucho a nuestros clientes.
La situación es muy excepcional y cada sector tiene sus particularidades.
Sin embargo, algunos problemas son bastante generalizados como la comunicación a distancia.
Muchas empresas tienen a sus colaboradores trabajando en remoto y para muchos de estos clientes están siendo muy útiles funciones como el trámite de teletrabajo (de modo que en RRHH todo el departamento pueda saber de un solo vistazo quién está en la oficina y quien desde casa), envío de documentos o la firma electrónica.
Entonces, ¿una aplicación como TramitApp puede ayudar a los departamentos de Recursos Humanos en un escenario como el actual?
A RRHH y a toda la organización.
TramitApp es una herramienta de comunicación entre empresa-empleado en la nube.
Los trabajadores tienen toda su información laboral en sus teléfonos móviles y, como te comentaba, pueden firmar documentos desde el móvil, pero también gestionar bajas médicas, vacaciones, gastos…
Trabajamos con empresas de todo tipo, desde cadenas de supermercados que siguen trabajando con normalidad, bancos como Bankinter, EVO o Ibercaja que tienen empleados que siguen en remoto o parte de las oficinas abiertas.
Pero también empresas de restauración o servicios, como Norauto o Chanel, a las que estamos apoyando estos días con todo tipo de trámites.
Imagino que, como a todos, esta situación ha cambiado también vuestras rutinas de trabajo ¿no?
El escenario actual es extraño para todos y lo ha revolucionado todo.
Para nosotros la comunicación con nuestros clientes siempre es importante, pero en estas circunstancias es imprescindible para conocer sus problemas y cómo podemos ayudarles.
Ante la nueva situación los equipos se están reinventando.
En nuestro caso, por ejemplo, todos los departamentos se han volcado en ayudar compartiendo nuestra experiencia y adaptándonos a las necesidades de cada cliente.
