Hay circunstancias que obligan a las empresas a virtualizar el trabajo por un tiempo, por ejemplo crisis sanitarias como el coronavirus, movimientos sociales, huelgas o eventos climáticos extremos.
En estos casos los equipos tienen que organizarse a toda prisa y la tarea puede resultar complicada para aquellos que nunca han teletrabajado.
Más allá del aspecto normativo y de los instrumentos que se utilicen, virtualizar el trabajo o también conocido como teletrabajo implica una forma distinta en la gestión de los RRHH.
Si su empresa se ve obligada a implementar rápidamente el trabajo a distancia, aquí tiene 10 recomendaciones que le permitirán crear de forma fácil y en poco tiempo un espacio de trabajo virtual y colaborativo.
1.- Defina un marco jurídico
En circunstancias normales, virtualizar el trabajo en la empresa requiere un acuerdo entre el empleado y su empleador, este acuerdo es suficiente en virtud de la ley, pues el código laboral da la posibilidad de formalizar este acuerdo libremente, por cualquier medio oral o escrito.
En caso de fuerza mayor, como en el caso de una epidemia, la empresa puede imponer el teletrabajo a sus empleados .
2.- Ponga a disposición de sus empleados herramientas de colaboración
La prioridad es, en primer lugar, la implementación de una VPN segura (Virtual Red Privada) permitiendo a todos sus empleados acceder a la red privada de la compañía a través de una conexión segura a Internet.
Los miembros de su equipo también necesitan acceder remotamente al servidor del sistema de correo electrónico de su empresa mediante el uso de un webmail.
Finalmente, la instalación de una plataforma de intercambio de archivos también es importante.
Además de estas herramientas, se pueden añadir soluciones de comunicación asíncrona (wiki, blogs corporativos, etc.)
3.- Opte por una solución de video colaboración avanzada
Otra prioridad cuando un equipo debe virtualizar el trabajo y ha de trabajar en remoto, es que puedan tener la misma sensación de cercanía que proporciona el trabajo presencial.
Por esta razón, es esencial el uso de una herramienta de videoconferencia fiable, fácil de desplegar y de usar, con una amplia variedad de funciones de colaboración, como compartir pantalla, aplicaciones, transferir documentos, chat grupal y mensajería colaborativa.
La combinación de varios grupos de discusión dentro del mismo espacio de videocolaboración y su rápida instalación proporciona una sensación realista y similar a estar compartiendo un espacio de trabajo presencial.
4.- Permanezca conectado durante toda la jornada laboral al espacio de trabajo virtual
Mantenerse en contacto es esencial para sus equipos cuando se embarcan en el teletrabajo.
Para poder interactuar a distancia de la misma forma que en la oficina, es necesario establecer una relación audiovisual continua con todo el equipo.
El modo de videocolaboración avanzada TixeoFusion responde a esta necesidad y optimiza las comunicaciones entre los diferentes miembros del equipo, para virtualizar el trabajo, siendo posible hablar sólo con ciertas personas sin molestar a las demás e incluso optar por trabajar aislado pero conectado al equipo.
5.- No es necesario cambiar de hábitos
Una vez que su espacio de trabajo se ha desmaterializado, es importante aplicar las mismas normas y hábitos de la oficina, en particular los relativos a los horarios de trabajo.
Es importante respetar los derechos a la desconexión digital y a la privacidad de los empleados fuera del horario laboral.
Además, es importante que los empleados se conecten y desconecten del espacio colaborativo virtual siguiendo los mismos horarios que se seguían cuando iban a trabajar a la oficina.
6.- Confíe en sus empleados
No intente controlar a sus empleados, la confianza es la piedra angular de una colaboración exitosa, especialmente cuando se trata de virtualizar el trabajo y trabajar en remoto.
Es necesario dar suficiente autonomía a los miembros de su equipo y de este modo conseguirá un mayor compromiso e involucración con la empresa.
7.- La comunicación es importante
Incluso si su tiempo es limitado, es esencial explicar a su equipo cómo se va a trabajar en remoto: comunique con pedagogía la nueva forma de trabajar, forme a su equipo en las nuevas tecnología a utilizar y practique la escucha activa.
Anuncie también por adelantado a sus clientes y socios su nueva forma de operar, pudiendo beneficiarse ellos también.
8.- No olvide la convivialidad
La empresa es un lugar de intercambio y relaciones sociales.
Cada mañana en cuando te conectes al nuevo espacio de trabajo virtual, actúa de la misma manera como hacías en la oficina en torno a la máquina de café.
A medida que el día avanza, ten momentos de discusión conviviales con el resto de compañeros, el espíritu de equipo crece a pesar de la distancia, evitando la sensación de aislamiento que se puede dar cuando se trata de virtualizar el trabajo, especialmente si es impuesto por una situación de crisis.
9.- Proteja siempre la confidencialidad de los datos y las comunicaciones
La introducción apresurada del teletrabajo no debería eclipsar los riesgos que este tipo de colaboración puede suponer para las empresas.
Cuando los empleados están dispersos en diferentes lugares, la seguridad debe ser objeto de una atención especial.
Por lo tanto, es imperativo trabajar con las soluciones más fiables del mercado.
Una VPN segura es un pre-requisito, así como una nube privada.
Una solución de videocolaboración debe ofrecer un cifrado de extremo a extremo de las comunicaciones (vídeo, audio y datos) sin importar el número de empleados conectados.
Una solución de videocolaboración del mercado certificada y cualificada por la Agencia Nacional para la Seguridad de los Sistemas de Información (ANSSI) supone garantía de buen servicio.
10.- Haga un balance de las ventajas para la empresa y los empleados
Una vez que el período de crisis haya terminado, puede valer la pena evaluar la implementación del teletrabajo y obtner feedback de la experiencia de los empleados.
Al virtualizar el trabajo, es probable que sus empleados hayan ganado en calidad de vida y no hayan perdido tiempo en desplazamientos a la oficina, por lo que muchos se habrán sentido menos estresados y en consecuencia mucho más productivos, debido a una mejor comunicación dentro de su organización.
Estas son razones de peso por las que algunas empresas deciden virtualizarse completamente tras haber experimentado el impacto positivo en la cuenta de resultados.
Además al adoptar definitivamente el teletrabajo, la organizaciones pueden disfrutar de otros beneficios, como la reducción de gastos estructurales (alquiler de oficinas, gastos de viaje), la disminución de la rotación de personal, o la capacidad de contratar a los mejores independientemente de donde vivan.
