¿Cómo hacer la gestión de vacaciones y mejorar la experiencia del empleado?

Gestionar las vacaciones y las ausencias de los empleados es uno de los procesos administrativos más comunes para los departamentos de recursos humanos y responsables de equipos.

OpenHR, software de recursos humanos y comunicación interna, ha creado una guía para realizar una gestión de vacaciones más eficiente y, sobre todo, que ayude a mejorar la experiencia del empleado durante el mismo. 

Para comprender mejor cómo se puede realizar un proceso de gestión de vacaciones y ausencias es necesario primero conocer cómo está regulado en España el período de descanso de los empleados. 

El Estatuto de los Trabajadores es la normativa general que nos ayuda a conocer cómo están reguladas las relaciones laborales entre empresa y trabajador. 

Algunas de las cuestiones que señala la ley es la obligación de que el empleado conozca las fechas que le correspondan de descanso dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

A pesar de que las fechas de descanso tienen que ser pactadas entre empresa y trabajador, la última palabra la tiene la empresa.

Además, el Estatuto de los Trabajadores imposibilita el intercambio de vacaciones por ningún tipo de compensación económica, ya que es un derecho de todos los trabajadores (aunque coincida en el tiempo con una incapacidad temporal del mismo). 

Por otra parte, además de ayudarnos a calcular cuántos días de vacaciones le quedan al empleado, en esta guía, OpenHR aclara algunas dudas que pudieran tener las organizaciones.

¿Qué ocurre en el caso de los empleados que estén a jornada parcial? El hecho de trabajar menos horas no disminuye la cantidad de días de vacaciones que el trabajador puede disfrutar, ni tampoco el hecho de no trabajar todos los días laborables. 

Además, otra duda frecuente respecto a la gestión del descanso surge cuando el empleado está en ERTE.

Un trabajador genera de media 2,5 días de vacaciones, aunque todo puede cambiar dependiendo del tipo de expediente al que esté acogido.

Por ejemplo, en el caso de que el trabajador esté en ERTE de suspensión, y por lo tanto no está prestando servicio alguno a la empresa, no genera ningún día de vacaciones.

En el caso de ERTE parcial, el empleado contará con los mismos días de vacaciones, a pesar de que se retribuirá de manera proporcional al sueldo percibido durante ese período. 

En esta misma guía, desde OpenHR analizan algunos de los principales inconvenientes que tienen algunas empresas que aún están llevando a cabo su gestión de vacaciones con plantillas Excel.

Aunque en algún sentido pueda ser una herramienta muy útil, no es una herramienta para gestionar procesos, por lo que cuenta con algunos inconvenientes que hay que afrontar. Entre estos, señala la guía, se encuentran los riesgos de cometer cualquier fallo por parte del departamento o responsable  (duplicidades, errores de entrada, descuidos en la actualización,..), ya que el documento tiene que ser actualizado de manera manual.

Otro problema al que se enfrentan las organizaciones cuando usan Excel para gestionar los días de descanso es la falta de autonomía que posee el empleado, ya que no puede visualizar o seleccionar directamente en un calendario los tipos de ausencias de los que dispone.

Tampoco puede consultar desde cualquier dispositivo el estado de peticiones o días de vacaciones, ya que este sistema no es responsive. 

Por esta razón, OpenHR presenta como alternativa el uso de un software de gestión de ausencias y vacaciones, con la idea de que las empresas apuesten por una plataforma para mejorar la Experiencia del Empleado. 

El empleado podrá visualizar y solicitar los días de descanso desde una plataforma intuitiva y ágil.

En un mundo híbrido de trabajo, la posibilidad de consultar toda la información en cualquier momento y en cualquier dispositivo supondrá un plus en el proceso de atracción del talento. 

Además, el responsable podrá aceptar o denegar la solicitud del empleado (con la justificación correspondiente) dentro de un workflow de aprobación adaptado a los distintos flujos de trabajo.

Cuando haya una nueva solicitud, el equipo de recursos humanos o el responsable recibirán una notificación para validar el proceso teniendo en cuenta los solapamientos de horas que pudiesen surgir. 

Además, las organizaciones podrán ahorrar una cantidad de tiempo y de dinero considerable gracias a que el sistema puede calcular automáticamente los días de vacaciones y ausencias de los que disponen los empleados (junto con los días gastados y días aprobados).

Todo esto podrá ser reforzado con un sistema de comunicación interna para informar a  los empleados de todas las novedades en una sola plataforma. 

La flexibilidad del software de gestión de ausencias permite que sean los propios centros de trabajo, sedes o grupos de trabajo los que autogestionen los calendarios y días festivos. Una posibilidad de la que se podrían beneficiar muchas franquicias. 

Con un sistema de gestión de ausencias como OpenHR podrás crear consultas y ejecutar informes personalizados en tiempo real con los datos más relevantes (como, por ejemplo, los días de vacaciones concedidos en una fecha determinada). 

Todo esto puede complementarse con un sistema de fichaje para gestionar las horas de salida y de entrada de los empleados y obtener así un gestión del tiempo de tu equipo avanzada. 

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