Los procesos inadecuados de reclamación de gastos tienen un impacto negativo en el compromiso de los empleados, en la medida en que muchos no reclaman los gastos en que han incurrido. Según un estudio realizado por Ruigrok | NetPanel a petición de Unit4, líder de rápido crecimiento en software de gestión empresarial, las empresas se benefician de los gastos no reclamados por los empleados por una suma de más de 14.000 millones de euros (en base a datos de Bélgica, Canadá, Francia, Alemania, Países Bajos, España, Suecia, Reino Unido y Estados Unidos). En España, los gastos no reclamados ascienden a casi 500 millones de euros cada año.
La encuesta revela que 1 de cada 3 empleados dice que a veces dejan sin reclamar gastos en que han incurrido. De promedio, deciden no reclamar a su empleador 212 euros al año. Los empleados estadounidenses son los que dejan de reclamar más a sus empleadores, con un 17% que no reclaman un promedio de 347 euros (390 dólares) cada año, que asciende a más de 8.700 millones de euros (9.700 millones de dólares) no reclamado a las empresas estadounidenses en base a las actuales cifras de población activa. Eso es casi el dos por ciento del déficit presupuestario del Gobierno estadounidense (500.000 millones de dólares). El 12% de los trabajadores alemanes dejan de reclamar sus gastos. En promedio, 292 euros permanecen sin reclamar todos los años, lo que suma 1.300 millones de euros que las empresas alemanas dejan de devolver. El resto de los países obtuvieron resultados similares: Francia (€ 600M), Reino Unido (€ 1.300M), Canadá (€ 1.000M), España (€ 500M), Holanda (€ 500M), Bélgica (€ 200M) y Suecia (€ 170M).
Entre las razones citadas para no reclamar se incluye la escasa cuantía de los gastos, el olvido en pedir recibos o su pérdida, o simplemente olvidarse de realizar la reclamación de gastos. 1 de cada 4 empleados dice que se abstienen de presentar reclamaciones de gastos debido a que el proceso es demasiado frustrante y consume mucho tiempo. La misma cantidad tiene que esperar más de un mes para que se paguen sus gastos después de hacer una reclamación en algunos países europeos, aunque en general la mayoría de los gastos se pagan en un mes. En los Países Bajos, el 31% de los profesionales encuestados están descontentos con el proceso de reclamación de gastos de su empleador.
Los procesos de reclamación de gastos corporativos no apoyan la iniciativa de los empleados en la medida en que las empresas los están dejando con escasa liquidez. 2 de cada 5 profesionales (37%) de Estados Unidos afirman que ese es el caso habitualmente. En Francia (24%), España (23%), el Reino Unido (23%) y Canadá (20%), aproximadamente 1 de cada 4 encuestados reconoce tener problemas de liquidez.
España es el segundo país en el porcentaje de profesionales (29%) que sienten que su empleador está logrando una ventaja financiera sobre ellos a través del proceso de reclamación de gastos. El 42% de los profesionales estadounidenses se sienten de esa manera, seguidos de los de Suecia (26%), el Reino Unido (25%), Francia (23%), Canadá (21%), Bélgica (20%) y holandeses (11%). De los empleados encuestados que dijeron que sí, el 28% (promedio en los países) siente que ello tiene una influencia negativa sobre sus sentimientos hacia la empresa.
«Lo único que crea una fuerte ventaja competitiva y sostenible a largo plazo para una empresa es la fuerza de trabajo. Las personas son la empresa. Las investigaciones muestran que los empleados implicados superan significativamente en sus resultados a los que no lo están», afirma Kara Walsh, responsable de Capital Humano de Unit4. «Si bien el compromiso del empleado se debe a muchos factores, las empresas que proporcionan un entorno de trabajo agradable y abierto ganarán la guerra de hoy por el talento. Con los costes de contratación superando aproximadamente en 1,5 veces el salario anual, la capacidad de atraer y retener a los empleados valiosos tiene un impacto significativo en los resultados de una organización».
