3 puntos que debes de tener en cuenta antes de implantar el nuevo Registro de Jornada

Antes de tomar una decisión para cambiar o instalar por primera vez un sistema de control de la jornada laboral de los empleados, tenemos que tener en cuenta varias cuestiones.

Lo primero es analizar realmente el objetivo que queremos alcanzar. Si lo que queremos es cumplir con la legislación, lo primero que tenemos que ver es a qué nos obliga el nuevo Real Decreto Ley 8/2019.

Leemos en el CAPÍTULO III, Artículo 10 , de dicho RDL :

«9. La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo

La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.»

Básicamente, extractamos 4 puntos que son los que tenemos que cumplir:

  1. La empresa garantizará el registro. Y lo garantizará según su criterio, pudiendo consultar a los actores sociales y respetando el convenio pactado o suscrito.
  2. No se podrá perjudicar  la flexibilidad horaria. Este registro tiene que respetar la flexibilidad.
  3. La empresa conservará los registros durante 4 años.
  4. Y lo tiene que poner a disposición de los empleados, actores sociales e inspecciones del Estado.

También tenemos que tener presente a nuestra empresa. A la actividad y la forma que tiene de desarrollar esa actividad nuestra empresa.

Tenemos que pensar que lo importante es respetar la estrategia y el camino adoptado por la Dirección de nuestra empresa , para conseguir más cuota de mercado, más beneficios y por consiguiente más estabilidad en el empleo.

Tenemos que acomodar la estrategia en cuestión de empleo, flexibilidad, productividad y creación de marca, al sistema que vamos a implantar para tener el Registro de Jornadas, tal como nos marca el RDL.

Y para ello quiero que os planteis estos cuatro puntos antes de tomar una decisión, que puede afectar a toda la estrategia de negocio de la empresa.

1.- Para implantar un sistema de gestión de presencia  no es imprescindible tener que implantar un control de huella en la puerta.

Esta es la primera cuestión que tenemos que tener en cuenta.  Y es lo primero que tenemos que quitarnos de la cabeza Este sistema es un sistema más, y ni es el más actual ni el más innovador. Más bien el de siempre. El que casi nunca funciona más allá del primer mes. Y que termina dándonos más dolores de cabeza y más trabajo.

Si necesitas un control de entrada a la fábrica. Si todos los empleados van la misma fábrica por la misma puerta , o alguna otra más. Si tenemos una empresa cuyo objetivo es el tiempo de entrada y el tiempo de salida, y así se acaba todo. En ese caso, ES EL SISTEMA PERFECTO PARA ESTA EMPRESA. No hay que mirar más. Aquí se ha acabado la búsqueda.

2.- No todos los departamentos/centros de la empresa necesitan la misma solución.

Si el dibujo anterior no se corresponde con vuestra empresa, o estáis en fase de irla cambiando, entonces lo primero es mirar a mi empresa y ver qué solución de Registro de Jornadas es la que se ajusta mejor. Y como cualquier coach o asesor de organización te diría, lo primero es dividir en partes y ver cada parte por separado.

Es decir. No veamos la empresa como una totalidad. VEamos la empresa como una suma de partes que se coordinan en su funcionamiento, pero que cada parte, cada departamento o cada centro de trabajo tiene sus necesidades y sus posibilidades.

Analiza cada departamento/centro. Mira a ver si tiene personas en movilidad. Si las personas pueden realizar los trabajos desde su casa en algunos casos. Los objetivos que tienen. La Formación que realizan fuera de la oficina…

Haz un check list por departamento de toda la casuística de cada uno de ellos. Consensúalo con cada Jefe de Departamento o de cada Centro. Y buscamos una solución acorde a cada uno.

Lo que tenemos que saber es que todas las soluciones que pongamos en marcha deben de estar alineados con nuestra Gestión de Empleados y nuestra Comunicación Interna, para que el empleado y los responsables vean todos los elementos de la gestión de forma coordinada. Que esté conectado con nuestra Gestión de Ausencias, la Planificación de vacaciones, nuestro sistema de Formación y Selección, nuestros evaluaciones de Desempeño, … es decir que sea una parte integrante de nuestra estrategia de empleados. No , otro dato más que está en un ordenador, que ven 3 y que no crea valor ninguno.

3.- Veamos antes qué software tenemos ya en la empresa en funcionamiento.

A veces tenemos soluciones dentro de la empresa, que desconocemos y que pueden darnos una solución.

Habla con los jefes de Departamento.

Te puede sorprender que hay aún programa de Producción, o un Gestor de Tareas donde ya se esté gestionando los tiempos de trabajo de los empleados. Y que desde esos programas se puede sacar la información que nos hace falta para el registro de Jornadas.

A veces lo que estamos buscando ya lo tenemos dentro. Y si no lo encontramos, los demás Jefes de Departamento o de Centros, verán en Recursos Humanos a alguien con el que trabajar.

Busca a un proveedor que te ofrezca un pack de soluciones, todas cohesionadas, y que te permitan abordar el nuevo Registro de Jornadas, de la forma más rápida y personalizada para tu empresa,

Hay software que te aportan un pack de soluciones, orientadas al empleado y a los responsables, pero cohesionadas bajo una misma estrategia de la empresa.

En este video podrás ver un ejemplo.

José Juan Martín
CEO OpenHR

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