Recursos Humanos

Herramientas digitales para gestionar la vuelta a la oficina

Los nuevos modelos de trabajo híbrido están ganando la batalla por convertirse en una de las claves para afrontar con éxito el futuro del trabajo. Estos modelos que se basan en procesos de transformación digital, deben integrarse dentro de los proyectos de transformación cultural de las organizaciones. Surgen entonces algunas preguntas que los responsables deben saber afrontar: ¿cómo iniciar un proyecto de transformación digital en recursos humanos?, ¿qué herramientas tenemos a nuestra alcance para asentar estos proyectos?, ¿en qué áreas debemos ser capaces de enfocarnos para desarrollar estos proyectos?

A lo largo de los siguientes puntos OpenHR analiza la influencia que puede ejercer la tecnología en las diferentes áreas claves para iniciar y potenciar modelos de trabajo flexibles.

Herramientas de Comunicación Interna para un nuevo modelo híbrido de trabajo

La crisis del coronavirus ha puesto a prueba toda nuestra capacidad de colaborar y cooperar, pero también nos descubiró que existen herramientas que nos ayudan a continuar trabajando y facilitan la comunicación entre todos los miembros del equipo con herramientas personalizadas, ágiles e intuitivas.

Algunas empresas comenzaron a dotar de herramientas de comunicación a los miembros de los equipos, sin tener en cuenta que algunas no son lo suficiente eficaces para sostener todo un proyecto de comunicación interna.

De esta forma, los procesos de digitalización deberían estar alineado con la cultura de la empresa. Un buen plan de comunicación debe estar conectado con la filosofía y los objetivos de la organización, para ayudar a todas las personas a saber qué se esperan de ellos y qué pueden esperar de la empresa y de los demás compañeros.

Gestión del tiempo en entornos híbridos

Los responsables de Recursos Humanos cuentan ya con herramientas necesarias para realizar una gestión del tiempo en equipos distribuidos, enfocadas a tres áreas conectadas dentro de la administración del talento: la gestión de los turnos de los empleados, el control de tareas en remoto, y el control horario en teletrabajo.

La automatización de la gestión de turnos permite a las compañías detectar de manera rápida y eficaz los conflictos de horarios y demás anomalías que pudiesen surgir, como turnos vacíos, turnos ya asignados, las ausencias y vacaciones del trabajador que impactan en el turno generado, concentraciones de picos de trabajo innecesarios. Además, el empleado, gracias a esta tecnología, podrá estar al tanto siempre del turno asignado esté donde esté.

Las tecnologías de control horario nos ayudarían a controlar la cantidad de horas (incluyendo horas extras) que se dedica al trabajo, por lo que ayudaría a establecer así ciertos patrones por ausencias recurrentes. Una tecnología de control horario permite  que se respeten las jornadas pactadas entre la empresa y el empleado.

Gestión de tareas en remoto

Realizar un seguimiento de todo lo del trabajador ha hecho hasta el momento, especialmente cuando los líderes han tenido que organizar el teletrabajo en su organización, ha pasado a ser una de las tareas fundamentales para el correcto funcionamiento de la empresa.

Estas herramientas de control de tareas permiten compartir espacios en los que el responsable de un proyecto pueda comunicarse de manera más eficaz y ofrecer un feedback efectivo.

Nuevos espacios de trabajo

Muchas oficinas aprovecharon las normativas sanitarias para redefinir las zonas comunes, gracias, entre otras cuestiones a la oportunidad de reservar espacios que brinda la oficina compartida. Así, el sistema de “Hot Desking”,y la tecnología que la acompaña, se adapta perfectamente a los nuevos modelos de trabajo híbrido.

Por otra parte, los espacios privados de trabajo, una vez tuvimos que trabajar desde casa, también se replantearon. Las organizaciones se percataron de la importancia de estos lugares, y la separación de ambientes como elemento indispensable para mantener niveles altos de bienestar y productividad.

Procesos de onboarding en remoto 

Las dificultades para incorporar a los nuevos trabajadores se ha puesto de manifiesto durante este año. Las empresas han tenido que tirar de ingenio para hacer que esos procesos de incorporación fuesen más cercanos.

La tecnología para realizar procesos de onboarding nos puede ayudar a realizar tareas clave, como la activación de los email de las nuevas incorporaciones, la centralización de la información sobre sus nuevos puestos de trabajo y de sus compañeros, o la generación de notificaciones para los nuevos empleados.

Además, las herramientas permitieron generar comunicaciones personalizadas, gestionar las formaciones específicas, o la posibilidad de automatizar actividades pendientes por realizar tanto por parte del empleado como del responsable.

Los nuevos procesos de selección y reclutamiento para potenciar la Experiencia del Candidato

La tecnología de selección ha ayudado a resolver muchos de los problemas que afrontan los responsables de talento durante el confinamiento. Las dificultades al tratar de conseguir el mejor talento posible fueron en parte paliadas gracias al uso de softwares de selección y reclutamiento.

Así, los ATS (Applicant Tracking System) son sistemas que agilizan y automatizan al máximo cada proceso de reclutamiento, y son un elemento clave para mantener un equipo distribuido dentro de una cultura de trabajo híbrido.

Un software de reclutamiento y selección con un sistema de multiposting integrado ayuda a los responsables a trabajar simultáneamente con diferentes fuentes de reclutamiento de forma totalmente automatizada. Ofrecen seguridad a los candidatos al tratar y securizar la información sensible. Además, existe un portal para el candidato donde pueden seguir manteniendo la relación y comunicarse con él cada vez que sea necesario.

Ayuda en la medición de la productividad y la satisfacción laboral:

Recursos Humanos cuenta ya con determinadas herramientas que sirven para medir la productividad y el bienestar de los empleados en tiempos de teletrabajo. Una evaluación del desempeño es la forma más objetiva posible de evaluar el trabajo de un empleado y su contribución a los objetivos de la empresa cuando los trabajadores están en sus casas.

El software de evaluación del desempeño son programas en la nube, al que los equipos pueden acceder para realizar las evaluaciones en cualquier lugar y en cualquier momento.

Las encuesta de adaptación al teletrabajo proporciona información relevante sobre aspectos emocionales y prácticos del trabajo en remoto. Los empleados pueden detectar fallas en los planes de trabajo remoto que el responsable no ha detectado aún y dejar constancia a través de estos canales de comunicación.

Además, repensar tu estrategia de análisis volcando matices necesarios en las métricas (compromiso en el trabajo, rotación, productividad), o establecer algunas nuevas (ROI de actividades en teletrabajo), nos acercará a comprender mejor lo que ocurre en nuestra organización una vez se afronten esos cambios culturales y tecnológicos.

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