Las herramientas de gestión documental son, además del aliado perfecto para adaptarse al RGPD, la oportunidad de mejorar el rendimiento. No solo con la salvaguarda y el tratamiento de archivos y datos. Sino también con la automatización de ciertos procesos de recursos humanos (nóminas, bajas, altas, gastos, etc.).
Actualizar los formatos de los documentos ayuda a la organización a avanzar en sus funciones. Desde el almacenamiento de los mismos, hasta un trato más adecuado de la información y una gestión más eficiente.
OpenHR, software de gestión de recursos humanos y comunicación interna, señala a continuación algunas de las funciones básicas con las que un software de gestión documental enfocado a rrhh contaría:
- Mejorar el flujo de trabajo: un DMS convierte los flujos de trabajo en procesos ágiles, productivos y eficientes. Estableciendo un orden y jerarquía en los documentos. Permitiendo el reconocimiento por parte de los miembros de la estructura y los procesos que se ejecutan en la empresa. Ofreciendo a la vez, un seguimiento de los documentos que aún no han sido abiertos, que están pendientes de comprobación o han sido firmados.
- Firmar digitalmente los documentos. Lo que permitirá ver quién y cuando hizo modificaciones.
Por otra parte, la adquisición de repositorios adecuados para los documentos contribuye a la unificación del proceso, y la revisión confiable y controlada. Además de facilitar la gestión documental de las tareas compartidas.
A su vez, Beatriz Cazorla, directora de marketing y desarrollo de negocio en Normadat. Afirma que la documentación física que legalmente requiere conservación puede ser externalizada como medida de optimización y transformación digital.
Igualmente, OpenHR invita a considerar otros aspectos como la cantidad de sistemas operativos que soporta o la integración con otros sistemas de gestión empresarial (CRM, ERP, etc.).
