Gestión documental con software, la propuesta de OpenHR

Las herramientas de gestión documental son, además del aliado perfecto para adaptarse al RGPD, la oportunidad de mejorar el rendimiento. No solo con la salvaguarda y el tratamiento de archivos y datos. Sino también con la automatización de ciertos procesos de recursos humanos (nóminas, bajas, altas, gastos, etc.).

Actualizar los formatos de los documentos ayuda a la organización a avanzar en sus funciones. Desde el almacenamiento de los mismos, hasta un trato más adecuado de la información y una gestión más eficiente.

OpenHR, software de gestión de recursos humanos y comunicación interna, señala a continuación algunas de las funciones básicas con las que un software de gestión documental enfocado a rrhh contaría:

  • Mejorar el flujo de trabajo: un DMS convierte los flujos de trabajo en procesos ágiles, productivos y eficientes. Estableciendo un orden y jerarquía en los documentos. Permitiendo el reconocimiento por parte de los miembros de la estructura y los procesos que se ejecutan en la empresa. Ofreciendo a la vez, un seguimiento de los documentos que aún no han sido abiertos, que están pendientes de comprobación o han sido firmados.
  • Firmar digitalmente los documentos. Lo que permitirá ver quién y cuando hizo modificaciones.

Por otra parte, la adquisición de repositorios adecuados para los documentos contribuye a la unificación del proceso, y la revisión confiable y controlada. Además de facilitar la gestión documental de las tareas compartidas.

A su vez, Beatriz Cazorla, directora de marketing y desarrollo de negocio en Normadat. Afirma que la documentación física que legalmente requiere conservación puede ser externalizada como medida de optimización y transformación digital.

Igualmente, OpenHR invita a considerar otros aspectos como la cantidad de sistemas operativos que soporta o la integración con otros sistemas de gestión empresarial (CRM, ERP, etc.).

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