Velocidad, riesgo cero y experiencia del empleado: viajes de negocios en tiempos revueltos ha sido el título que PwC, en colaboración con Amadeus y el Foro de Recursos Humanos, han celebrado este pasado miércoles 2 de marzo 2022 desde la planta 34 de la torre PwC junto a empresas de distintos sectores como: Amadeus, Uber para empresas, FCC Construcción y Cepsa; para conocer los riesgos a los que se enfrentan los viajeros de negocios en el extranjero, el bienestar del empleado, la fiscalidad y nómina, entre otros muchos temas.
El encuentro que fue moderado por Francisco García Cabello, Fundador y CEO de Foro Recursos Humanos, inició con el diálogo de Esther Mut., Socia de People & Organisation en PwC Tax & Legal contextualizando el porqué de la sesión.
«¿A qué nos referimos cuando hablamos de experiencia del empleado o del viajero en este caso riesgo cero? Nos referimos al trato cada día más personalizado que estos demandan. ¿Por qué demandan un trato más personalizado? Porque sus exigencias han cambiado. Ahora las demandas, las inquietudes, las esperanzas, los miedos que tienen los empleados, nada tiene que ver con los momentos de antes de la pandemia. Es por eso que a día de hoy tenemos que ser capaces como organizaciones de detectar cuáles son sus necesidades y hacer que todas esas demandas o inquietudes podamos de verdad responderlas del modo en el que ellos quieren y que la compañía puede tanto en el entorno empresarial como el entorno de los viajes de negocios».
Ahora las demandas, las inquietudes, las esperanzas, los miedos que tienen los empleados, nada tiene que ver con los momentos de antes de la pandemia
Por lo tanto, el mundo del trabajo ha cambiado drásticamente desde que irrumpió la pandemia, y es necesario saber, a qué riesgos se enfrentan las organizaciones y los empleados a la hora de gestionar los viajes de negocios. En su intervención, para Érica Díaz, Manager de People & Organisation en PwC Tax & Legal afirmaba que sí existen riesgos. «Estos viajeros, aunque sean en periodos cortos tienen unos riesgos asociados. El primero es el bienestar (…) ahora la experiencia del empleado si que importa. Ahora los empleados quieren esa flexibilidad, quieren conciliar la vida profesional con la familiar, también un modo de trabajo híbrido…y todo esto está íntimamente relacionado con la productividad. Entonces al final para que una empresa sea competitiva tiene que centrarse en este bienestar del empleado».
Sobre la importancia de mantener esa flexibilidad y agilidad PwC, en colaboración con Amadeus, han desarrollado una solución integral de gestión de viajes de negocios. Y, ¿cómo se puede hacer? Jesús Cervantes, Sales Manager de Amadeus explicaba durante la sesión qué herramientas disponen para mejorar la experiencia de los empleados.
«Hay una buena noticia y es que en la tecnología efectivamente existe y nos ayuda en estos tiempos revueltos a poder dar respuesta a las necesidades de vuestros viajeros. En este sentido, comentar que la solución que proponemos desde Amadeus y PwC es una solución conjunta de Cytric con la solución de Mytrips. ¿Qué es Cytric? Cytric es básicamente una herramienta de autoreserva y de gestión de liquidaciones de gastos que permite cubrir un proceso de reserva y de rembolso de los gastos que se produzcan durante el viaje y gastos que se produzcan de representación (…) de principio a fin. Es una herramienta que nos va a permitir de una manera muy sencilla a través de un buscador web (…) tener toda la política corporativa descargada para que de esta manera los usuarios cuando tengan que reservar, solamente reserven aquellos que las compañías determinéis lo más óptimo». Por otro lado, «la solución de myTrips, es una herramienta web configurable que nos proporciona una solución completa para gestionar los viajes de negocios de nuestros viajeros en cuanto al compliance y movilidad y poder asegurarnos de todo el cumplimiento».
La solución que proponemos desde Amadeus y PwC es una solución conjunta de Cytric con la solución de Mytrips
Posteriormente a la explicación del Sales Manager de Amadeus, Manraj Mahal, Senior Associate de People & Organisation en PwC Tax & Legal se encargó de demostrar a los asistentes cómo se reserva y se realiza un plan de viajes para los empleados mediante las herramientas Cytric y myTrips.
Adicionalmente a la sesión, diferentes empresas pudieron dar su punto de vista en cuanto a los viajes de negocios. Desde FCC Construcción, Marta García Rojo, Global Mobility Manager declaraba que su organización tiene diferentes departamentos que se unen para los viajeros de negocios.
«En FCC tenemos un híbrido desde el punto de vista de quién se encarga. Porque se encarga el departamento de viajes, el departamento de seguridad, el departamento de fiscal y nosotros recursos humanos; y estamos en constante coordinación. Ahora mismo los datos que me han facilitado tenemos como unos 8.000 mil viajes en el 2021 pero cierto es que ahí están viajes también de todo nuestro personal en asignación internacional, viajes personales, viajes de familia… por lo que es un volumen bastante alto. Relativo a viajeros frecuentes si que podremos centrar un poco más el dato en unos 1.000/1.500 viajes en el 2021, teniendo en cuenta que el 2021 ha sido un año diferente».
Mª de los Angeles González, responsable de asignaciones Internacionales RRHH de CEPSA, por su parte, analizaba las lagunas que se llegan a tener en España, sobre todo, en origen y destino de los viajeros.
«En el momento en el que tú analizas una situación de movilidad, un viaje… tienes que ver el cumplimiento en los dos países. Entonces conciliar legislaciones en algunos casos es complicado (…) Hay casos en los que hay convenio, hay casos en los que no hay convenio…qué entienden en España por ejemplo por residencia fiscal…qué entienden en marruecos…cómo gestionas un conflicto de residencia, etc. Entonces al final esto requiere de un análisis muy exhaustivo y muy al detalle también de la situación personal de los viajeros o de los desplazados. Lo cual conlleva a un asesoramiento de un experto en la materia. Es difícil de meter en una herramienta todas las variables que tenemos que gestionar. Y hay lagunas importantes.
Al final esto requiere de un análisis muy exhaustivo y muy al detalle también de la situación personal de los viajeros o de los desplazados
En cuanto al sector transporte, Adriana Guzmán, Directora de Uber para Empresas del Sur de Europa reflejó la percepción de los cambios que ha habido en el business travel y más en el caso de la movilidad corporativa.
«Nosotros desde Uber vimos tres grandes cambios en la movilidad. El primero fue la percepción de seguridad del pasajero. Entonces cosas que antes nadie se le pasaba por la cabeza como tener una mampara en el coche, o tener un kit higiénico a disponibilidad para asegurarse que el conductor que te estuviesen llegando cumpliera con todas las medidas de seguridad, han cambiado la forma con el pasajero. Pues percibe que se siente sano y seguro, y obviamente, eso generaba necesidad de transformaciones y desarrollo tecnológico para asegurarnos que tanto el conductor como los pasajeros se sientan tranquilos. Y, ¿cómo nosotros hicimos esto?»
«Tuvimos que desarrollar dentro de nuestra misma plataforma, medidas que si por ejemplo un pasajero no estaba llevando la mascarilla, el conductor lo reportaba y la siguiente vez que ese pasajero pidiera un Uber, le pedía automáticamente la aplicación un selfie para asegurar que tenía la mascarilla. Lo segundo, es que vimos un cambio en la flexibilidad, ¿a qué me refiero con flexibilidad? El hecho de que cada vez haya más gente trabajando en casa hace que la necesidad de un coche propio haya disminuido, (…) entonces ya no tienen esa necesidad de tener un coche porque ya no tienen esa necesidad tan latente de estarse desplazando, y obviamente, ¿esto qué implica? Pues que esa persona en el momento que tenga que desplazarse (…) puede tener a la mano transportes inmediatos y multimodales. Y lo tercero, la sostenibilidad. Ha sido una conversación que tenemos constantemente con todas las empresas que trabajamos. La sostenibilidad es un tema que hoy en día está sobre la mesa y cada vez cobra muchísima más importancia», añade Guzmán.
Finalmente, Alberto Tovar, Responsable del área de Security corporativa de CEPSA, respecto a si detecta ausencia de legislación en España y cómo lo están gestionando desde Cepsa, afirmaba lo siguiente:
“En cuanto a legislación, yo creo que el punto importante es el duty of care. Lamentablemente es una entelequia porque no hay legislación que la soporte (…) Creo que evidentemente la mayor necesidad que tenemos en España es articular ese duty of care en un entorno legislativo. De otra forma, insisto, queda en la voluntad de la empresa y no debe quedar en la voluntad de la empresa. Y luego, no olvidemos también que el duty of care tiene una contrapartida que es la responsabilidad del empleado para con la empresa. Yo tengo pongo unos medios, yo te pongo una información, pero yo como empleado también tengo la obligación de cumplir esas normas».
En conclusión, la movilidad ha cambiado y ahora es el turno de las empresas de buscar el correcto balance y estar pendientes en entregar una solución para que los pasajeros se agoten lo menos posible. En el rol del responsable de movilidad hay que dar opciones porque sino las organizaciones se van a quedar sin el talento que necesitan.
“Los protagonistas hoy en día son los viajeros de negocios y los trabajadores remotos internacionales, y es nuestro deber como compañías responsables, velar no solo por la seguridad sino por la experiencia de nuestros empleados en su día a día y en cualquier lugar del mundo”. Esther Mut Pons. Socia PwC, experta en movilidad internacional.
