¿Cuánto se gastan las pymes? ¿Y las grandes empresas? ¿A dónde van los gastos de emrpesa? ¿Quiénes los hacen? ¿Qué supone para la organización su gestión? ¿Cuánto se pierde en su no fácil contabilización? ¿Qué eficacia y satisfacción hay en la gestión de impuestos (IVA)?
Según Sodexo Beneficios e Incentivos, los gastos anuales por empleado con opción a gastos ascienden a 4.000 euros anuales, tanto en la micropyme como en la gran empresa, si bien el destino varía. Mientras en la gran empresa se gasta más en vuelos y hoteles, las micro lo hacen en comidas y combustible. Pero tanto en la micropyme como en la gran empresa los gastos corporativos son causa de pérdidas, no solo económicas, sino también en tiempo.
En detalle: Gastos del tejido empresarial
En la micropyme (10-49 empleados) el 56% de los empleados tienen derecho a gasto, lo cual es lógico por su estructura, empleando unos 4.000 euros anuales por persona, según los responsables financieros que sí saben el gasto medio de sus empleados. Al tiempo, hay un 26% de responsables financieros que no conocen el gasto medio de sus empleados. En cuanto a la frecuencia del gasto, un 25% de las personas incurren a diario o semanalmente en gastos que luego gestiona internamente, mientras que un 33% tiene gastos mensuales.
En las empresas entre 10 y 49 empleados, los dos gastos principales son en comidas, con un 22%, y en gasolina, con un 20%. Luego le sigue hoteles (15%), vuelos (11%) y móvil 8%, entre los principales.
De las personas que pasan gastos de empresa, un 85% lo hace en comidas, un 82% en gasolina, un 69% en hoteles, un 67% en vuelos, un 65% en parking, otro 65% en móvil, un 60% en transporte público, un 53% en alquiler de coches y un 49% en otros gastos.
En la pequeña empresa (50-149 empleados) el 49% de los empleados tienen gastos corporativos, cada uno con 3.000 euros anuales. En este perfil de empresas, hay un 23% de los responsables que desconoce el gasto medio de sus personas con derecho a gasto. En cuanto a la frecuencia, un 63% del gasto corporativo se hace diariamente y un 22% de manera mensual.
Sus gastos se destinan un 19% a comidas, otro 19% a hoteles, un 16% a vuelos, otro 16% a combustible y un 11% a móviles, siendo menores los capítulos de alquiler de coches, transporte público, parking y otros.
El 87% de los empleados con presupuesto tienen gastos de comidas, el 84% de gasolina, el 83% de hoteles, el 80% de vuelos, el 74% de alquiler de coches, el 69% de parking, el 66% de transporte público y otro 66% en móvil.
En la mediana empresa (150-499 empleados) un 45% de los empleados realizan gastos corporativos, con una media de 2.000 euros anuales, según los departamentos financieros que sí contabilizan exhaustivamente el gasto, mientras que un 24% reportaron no saber el gasto medio de sus empleados. Por frecuencia, el 50% del gasto es semanal, un 25% semestral y otro 25% trimestral.
En las empresas entre 150 y 499 empleados, el 19% se va en comidas, otro 19% a vuelos, un 17% se destina a comidas, un 14% a combustible y un 8% a móviles, entre sus gastos principales.
Así en la mediana empresa, el 90% de los empleados con presupuesto reporta gastos de comida, el 86% de gasolina, el 84% de hoteles, otro 84% de vuelos, un 80% de parking, un 76% de móvil, un 74% de alquiler de coches, un 70% de transporte público y un 55% corresponde a otro tipo de gastos.
En la gran empresa (500 + empleados) se reduce hasta un 21% las personas con opción a pasar gastos corporativos, con una media de 4.000 euros por persona, según los responsables que sí conocen el gasto medio, mientras que un 46% dijo no tener idea del gasto por persona. La frecuencia es principalmente semanal (35%), luego mensual (29%) y por último diaria (16%).
En las organizaciones con más de 500 empleados, el gasto principal se destina a vuelos, con un 20%, seguido de comidas, con un 16%; hoteles, con un 18%; combustible con un 11% y móviles con un 10%.
El 88% de los empleados con opción a gasto pasa comidas, un 87% vuelos, un 83% gasolina, un 82% hoteles, un 76% alquiler de coches, un 75% parking, un 74% móvil y un 73% transporte público.
En síntesis, mientras en la pequeña y mediana empresa prácticamente la mitad de los empleados realizan todo tipo de gastos, en la grande se reduce a un 21%, lo cual es lógico por estructura, si bien vuelos, hoteles y alquiler de coches es más común en las grandes y menos en las micro, cuyo mayor presupuesto se va a combustible y restaurantes. El resto de empresas presentan patrones de gasto muy similares, donde la comida, los vuelos y los hoteles se llevan los mayores presupuestos.
Sin distinción de tamaños, más del 70% de los gastos se realizan en España aunque las grandes y medianas reportan más gastos internacionales, que en el caso de las grandes compañías más del 25% de los gastos de hotel, restaurante, vuelos, alquiler de coches y telecomunicaciones son fuera del país.
Esfuerzo e insatisfacción
Según la investigación realizada por Numsight para Sodexo, en una sola empresa hay tres perfiles de personas con opción a gastos: directivos, comerciales y empleados menos habituados a gastos, lo que implica un enorme esfuerzo en su gestión y generalmente poca eficacia. De hecho, la insatisfacción de los responsables de estas áreas es elevada, entre un 60 y 70% frente a un 30 – 40% que sí se manifiesta muy satisfecho.
Los capítulos de reservas de hotel y condiciones de negociación son las áreas donde mayor insatisfacción hay desde la micropyme a la gran empresa, si bien en ninguna de las fases de un viaje (antes y después) se supera el 41% en el nivel de satisfacción. En cuanto a la devolución de IVA, solo un 35% en la micro empresa, un 42% en la pequeña, un 31% en la mediana y un 27% en las grandes están satisfechos con el retorno de IVA que logran tras los viajes de sus empleados.
Así, la insatisfacción surge en diferentes niveles de la gestión, pero resalta la escasa satisfacción en la gestión de los gastos sobre todo antes de los viajes: 43% en la micro, 34% en la pequeña, 35% en la mediana y 34% en la gran empresa.
Después del viaje, la insatisfacción continúa en el control. Solo un 38% de los responsables de las micro están satisfechos que empatan con las medianas y les siguen en insatisfacción las pequeñas con un 34% y las grandes con un 35% de insatisfacción en el control.
La vida del IVA
En cuanto a la devolución de IVA, solo un 35% en la micro empresa, un 42% en la pequeña, un 31% en la mediana y un 27% en las grandes están satisfechos con el retorno de IVA que logran tras los gastos de sus empleados. En la microempresa, solo un 27% dice recuperar de manera automática el 100% del IVA, si bien aparece un 22% de responsables que dice no tener ni idea sobre este aspecto.
En la pequeña empresa, un 36% afirma hacer una recuperación automática del IVA frente a un 24% de responsables dice no saber.
En la mediana empresa, un 37% recupera automáticamente el 100% del IVA, aunque un 26% de responsables dice no saber.
En la gran empresa es precisamente donde más responsables de gastos deducibles de empresa no saben qué sucede con el IVA. En cuanto a la recuperación automática, un 44% de los responsables responde tenerlo para el 100% del IVA, mientras que un 24% dice no tener ni idea.
Caso de ahorro en una empresa mediana
Así, una empresa mediana adscrita al nuevo servicio de Sodexo, con 160 empleados, de los cuales 60 realizan gastos corporativos con un total al mes de 24.600 euros, fruto de una media de 75€ en taxi, 80€ en combustible y 255€ en comidas de negocios, acumulan un IVA deducible de 2.663 euros que no se recupera, además de 150 horas de gestión a lo largo del proceso que se pierden. Además las empresas ponen en riesgo la deducción (Impuesto de Sociedades/IRPF) por un importe de 5.481 euros al no contar trazabilidad efectiva de los gastos.
