¿Cuáles son los caballos de batalla de la gestión de gastos?

Sodexo

Sodexo Beneficios e Incentivos (BI) ha identificado dónde se producen las ineficiencias en gastos de empresa. Las dos grandes áreas en las que se producen importantes pérdidas de dinero a las organizaciones son “la ausencia de políticas de gastos estructuradas y la no recuperación del IVA de la mayoría de los pequeños gastos, dos aspectos que las empresas pueden solventar mediante una gestión más eficiente”, explica Miriam Martín, directora de Marketing y Comunicación de Sodexo BI.

Respecto al primer aspecto, según un estudio elaborado por Sodexo, el 14% de los empleados no conoce la política de gastos de sus empresas y el 20% de los gastos no respeta las políticas internas. Además, 1 de cada 5 empleados asegura que sus gastos han sido cuestionados por un superior.

La falta de justificante o los datos concretos del gasto; superar el importe de gasto autorizado; realizar comidas de empresas desproporcionadas por cantidad o por coste; usar el móvil de empresa para fines personales; utilizar gasolina fuera del ámbito profesional y tener un kilometraje que no se corresponde con el real son las prácticas que conllevan confusión en esta área, debido al desconocimiento y a una gran flexibilidad con las normas. De hecho, este control supone muchas veces un procedimiento tedioso y poco eficiente si se considera que el 76% del control de los gastos se realiza a posteriori y manualmente.

A estos desvíos involuntarios o voluntarios hay que sumar pérdidas de más de 1.000 millones de euros de IVA deducible por no recuperar facturas de los tiques de uso común en restaurantes, taxis y aparcamientos.

Por todo esto la insatisfacción de los directivos financieros españoles con la gestión de gastos se eleva hasta un 65,4%, frente al 57% de los europeos, según la investigación realizada por Numsight para Sodexo entre altos directivos con responsabilidad en finanzas. La insatisfacción de las pymes, también analizada, solo es un punto inferior, con un 64%, frente a las grandes.

“Precisamente la labor de investigación confirmó de manera cuantitativa hasta dónde el descontrol, y por tanto la ineficacia e insatisfacción, alcanzaba a los departamentos financieros en España y en Europa”, comenta Miriam Martín, directora de Marketing y Comunicación de Sodexo Beneficios e Incentivos, quien añade que “fruto de esta labor fue la creación de la Tarjeta Business Pass y de la app Sodexo ES, servicios que facilitan la vida de los departamentos financieros incluyendo el control previo y la recuperación automática del IVA, así como la de los empleados que pueden gestionar desde el móvil todos los servicios de su tarjeta. Muy en síntesis, con la tarjeta se parametriza el perfil de cada persona, especificando cuándo, dónde y cómo utilizarla, que el interesado puede ver y gestionar a través de su app en el móvil. Por ejemplo, “restaurantes de lunes a viernes, entre las dos y las cinco, por un importe máximo de 22 euros”.

“Pero esta solución es incompleta si la organización no crea una política de gastos profesionales resultado de las necesidades de la empresa y sustentada en la realidad de cada colectivo según las actividades que realiza. Paralelamente, toda política de gastos ha de implementar un control de desvíos a priori y posteriori, algo que hoy a través de la correcta integración de sistemas de gestión de gastos es más fácil y elimina el descontrol y el tiempo que en el pasado requería y que tantas veces no era posible”, concluye Miriam Martín.

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