En este repaso que estamos haciendo todos los jueves del decálogo para lograr una buena comunicación interna hoy nos vamos a detener a analizar por qué debemos orientarnos hacia una comunicación clara y accesible en nuestra organización.
La comunicación clara y accesible es una tendencia comunicativa basada en la sencillez.
El propósito de este aspecto tan importante en la comunicación interna es que todas las personas puedan comprender la información relevante de forma fácil, directa, transparente, simple y eficaz.
Y para lograrlo los documentos y comunicaciones deben estar redactados y diseñados de forma clara e inequívoca.
La comunicación clara y accesible entiende a las personas de nuestras organizaciones como sujetos activos que buscan un diálogo y una interacción real.
Por eso debemos:
- democratizar el acceso a la información,
- promover la eficacia y la eficiencia,
- reducir los errores interpretativos,
- aumentar la confianza
- y evitar la frustración ante documentos de difícil comprensión.
La comunicación clara y accesible va más allá de la simple creación de textos que se entiendan sin dificultad, debemos implicar en este proceso al contenido y al diseño.
Utilizar iconos, fotografías, gráficos y la interactividad son aspectos que ayudarán a clarificar los mensajes que queremos lanzar en nuestra organización.
Una comunicación clara y accesible debe tener además en cuenta los diferentes canales de comunicación y dominar sus particularidades.
En este proceso de diseño de una buena comunicación clara podemos hablar de 9 pasos a seguir:
- Planifica. Construye un retrato del documento que vas a realizar y pregúntate: ¿quién lo va leer? ¿para qué? ¿qué elementos debe incluir? ¿cuál es el mejor formato? ¿qué tonos debemos darle?
- Estructura. Es importante saber ¿cuántas partes va a tener? ¿cómo organizarlas?
Escribe claro y simplifica. Controla la longitud, sigue un orden en las frases, utiliza la voz activa, cuida no utilizar gerundios, infinitivos y participios, evita las negaciones, enumera, conecta ideas, escoge las palabras más adecuadas, respeta las normas del español (sujeto, verbo y predicado)
- Edita y complementa. Resalta la información que quieras destacar, pero no abuses. Una lectura por encima debe dar una idea de las ideas importantes del documento.
- Añade imágenes: iconos, fotografías y gráficos son recursos que puedes utilizar para esta función de conseguir una comunicación clara y accesible.
- Diseña. Un aspecto tan importante como el propio de escribir. La primera impresión de una buena comunicación interna es lo que más cuenta a la hora de transmitir sensación de claridad.
- Audio y video. Si la comunicación interna que va a desarrollar se emitirá en diferentes pantallas estos elementos son de gran utilidad para conseguir una mejor comprensión.
- Piensa claro en la interactividad. La tecnología hoy permite la interacción. Los flujos de uso y de lectura son diferentes dependiendo del dispositivo en que lo leamos.
- Revisa y prueba. Una vez que termines tu documento comprueba y revisa todos los detalles. Si el propósito que persigues es claro puedes ofrecerlo a otra persona para que lo lea o lo vea.
Finalmente en este proceso de creación de una buena comunicación clara y accesible puedes tener en cuenta si cumple con las siguientes premisas:
- Accesible.
- Relevante, Oportuno, Confiable, conciso.
- Apreciado, apropiado, atractivo, completo.
- Comprensible.
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