Organizar un viaje de negocios internacional es una tarea que requiere una planificación meticulosa y prestar atención a múltiples detalles. Desde la documentación necesaria hasta la gestión del jet lag, pasando por la comprensión de la cultura local, cada aspecto puede influir en el éxito de tu viaje.
Y es que está claro que planificar un viaje internacional tiene algunas diferencias con respecto a la planificación de un viaje sin salir del territorio nacional. Concretamente, es importante tener todo bajo control y contar con asistencia 24 horas para, en caso de que surja algún imprevisto, estar seguros de que podremos gestionarlo.
Como explica Luca Carlucci, CEO de BizAway, «reservar con antelación puede complicarse debido a imprevistos de última hora. Contar con profesionales especializados puede marcar la diferencia al gestionar estos contratiempos de manera eficaz». En este sentido, la scale up de viajes de negocios ofrece seis claves para organizar un viaje de negocios internacional con éxito:
- Planificación previa. El primer paso para un viaje de negocios exitoso es definir claramente el objetivo del viaje. ¿Vas a asistir a una conferencia, a cerrar un acuerdo o a visitar una sucursal de tu empresa en otro país? Tener una agenda detallada con todas las actividades y reuniones planificadas te ayudará a organizar tu tiempo de manera eficiente. Además, asegúrate de tener todos los documentos necesarios como pasaporte, visa, permisos de trabajo e invitaciones en regla y revisados con antelación.
2. Presta atención a la logística del viaje. La logística es crucial. Reserva tus vuelos con suficiente antelación para obtener las mejores tarifas y asegúrate de que los horarios se ajusten a tu agenda. Organiza el transporte local en el destino, ya sea mediante alquiler de coches, servicios de traslado o taxis. En cuanto al alojamiento, opta por hoteles que estén estratégicamente ubicados cerca del lugar donde se celebren tus reuniones o eventos para ahorrar tiempo y dinero en desplazamientos. No olvides contratar un seguro de viaje que cubra emergencias médicas y cancelaciones.
3. Mantente conectado durante tu viaje. Investiga las opciones de roaming internacional de tu operadora o considera comprar una SIM local para tener acceso a llamadas y datos. Asegúrate de tener acceso a internet, ya sea a través del hotel, oficinas o dispositivos portátiles de Wi-Fi. Descarga aplicaciones útiles como traductores, mapas y servicios de transporte para facilitar tu estancia.
4. Infórmate sobre la moneda local y las tasas de cambio. Lleva una cantidad adecuada de dinero en efectivo para pequeñas compras y propinas. Asegúrate de que tus tarjetas de crédito sean aceptadas en el destino y notifica a tu banco sobre tu viaje para evitar bloqueos por actividad sospechosa.
5. Apóyate en expertos para organizar tu viaje de negocios. Para asegurar que has contemplado todos los aspectos de tu viaje y que va a ser un éxito, contar con expertos puede ser una gran ayuda. Organizar un viaje corporativo puede ser, muchas veces, algo tedioso. Por eso, contar con una plataforma que nos permita optimizar nuestro tiempo para las cosas que realmente importan en la actividad de cada compañía es una forma de evitar preocupaciones y garantizar el éxito de nuestro Business Travel.
6. Conoce la realidad del país al que viajas. Cada cultura es distinta y esto repercutirá en tu viaje de negocios. Para evitar caer en errores formales, conoce la realidad de códigos de vestimenta, etiqueta, la forma de saludar a tus interlocutores, etc.
